La question que tout le monde se pose
C’est la question que beaucoup de cliniques se posent sans jamais vraiment chercher la réponse : un impayé de 200 €, est-ce vraiment 200 € de perdus ?
Cette croyance est pourtant fausse. Derrière ces 200 € non encaissés se cachent des coûts que personne ne calcule. Un impayé est trop souvent traité comme un simple manque à gagner, alors qu’il génère en réalité une cascade de pertes invisibles qui s’accumulent.
Dans cet article, nous allons vous donner la formule exacte pour calculer le vrai coût de vos impayés, avec un exemple chiffré pour que vous sachiez enfin ce que vous perdez vraiment.
1. Les 4 facteurs qui font exploser le coût réel d'un impayé
Le montant brut non encaissé : ce que vous voyez
C’est le seul chiffre que la plupart des établissements regardent. Il s’agit du reste à charge patient non réglé, soit la part que ni la Sécurité sociale ni la mutuelle ne couvre. Ce montant varie selon les interventions et les spécialités, de la chirurgie viscérale, aux orthopédistes en passant par les urologues ou autres.
Il apparaît directement dans votre comptabilité, ce qui lui donne une apparence de chiffre complet. Pourtant, il représente uniquement la partie visible de vos impayés et le montant réel que vous perdez est malheureusement bien plus élevé.
Le temps du secrétariat : le coût invisible des relances
Derrière chaque dossier d’impayé, les secrétariats passent des heures de travail invisibles entre appels téléphoniques, courriers recommandés, relances par mail et suivi dans le logiciel de gestion. C’est une tâche répétitive et chronophage qui mobilise les équipes sur des actions sans valeur ajoutée, alors qu’elles pourraient consacrer ce temps à un meilleur suivi patient.
En moyenne, la gestion d’un impayé représente entre 30 minutes et 2 heures de travail cumulé par dossier selon le nombre de tentatives nécessaires. Si l’on prend l’exemple d’une secrétaire rémunérée à 12,50 € brut/heure, alors 2 heures de relances représentent déjà 25 € qui s’ajoutent à notre addition.
Ce coût ne figure nulle part dans vos tableaux de bord car il est noyé dans la masse salariale. Pourtant, il est bien réel.
Les frais de recouvrement : agence ou huissier
Vous le savez mieux que nous : malgré le temps et l’énergie déployés par les secrétariats, certains patients ne règlent pas. Quand les relances internes ne suffisent plus, l’établissement peut faire appel à une société de recouvrement dont la commission est en moyenne de 15 % des sommes récupérées (entre 10 et 20 % selon les prestataires).
D’autres établissements de santé font appel à un huissier dont les honoraires représentent généralement entre 10 et 20 % du montant réclamé. Sur un impayé de 200 €, cela représente environ 30 € de frais supplémentaires à absorber. Sans oublier le temps que le praticien et le secrétariat consacrent à constituer le dossier, signer les courriers et gérer les allers-retours.
Au-delà du coût financier, il y a un coût que l’on évoque trop rarement. Une procédure de recouvrement peut détériorer définitivement la relation avec un patient et nuire à la réputation locale de votre établissement. Ce préjudice est difficile à chiffrer, mais il est bien réel.
Le coût d'opportunité : les créneaux perdus
C’est le facteur le plus abstrait, mais souvent le plus important. Un patient qui occupe un créneau et ne paie pas, c’est un autre patient solvable qui n’a pas pu être reçu à cette même heure.
Prenons un exemple concret : si un praticien facture 70 € pour un créneau de 30 minutes, ce créneau non honoré représente 70 € de recette définitivement perdue. Contrairement à un impayé que l’on peut parfois récupérer, le temps, lui, ne se rattrape jamais.
Dans les spécialités sous tension comme la dermatologie, l’ophtalmologie ou l’orthodontie, chaque créneau perdu a une valeur encore plus élevée car les délais de rendez-vous sont déjà longs pour vos patients. Ce que vous perdez, c’est donc du revenu, mais aussi un patient qui aurait pu être soigné ce jour-là.
2. La formule : calculer votre coût réel d'impayés
Maintenant que vous connaissez les 4 facteurs que nous venons d’évoquer, voici comment les assembler en un seul calcul.
Ce n’est pas une équation abstraite mais un outil concret que vous pouvez appliquer dans votre établissement pour obtenir le coût réel.
La formule du coût réel d'un impayé
Cette formule est une base minimale mais elle ne tient pas compte du stress généré pour vos équipes, du temps que vous-même passez à gérer ces situations, de l’impact sur votre trésorerie ou des éventuels frais juridiques.
3. Exemple chiffré : 100 000 € d'impayés deviennent 143 750 €
Prenons l’exemple d’une clinique fictive et posons quelques chiffres concrets. Un établissement de santé privé réalise en moyenne 5 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel. Les impayés représentent généralement 10 % du CA, soit 500 000 €. Pour ne pas alourdir l’exemple, nous prendrons le montant de 100 000 € d’impayés par an, ce qui correspond à 500 dossiers à 200 € en moyenne chacun. La secrétaire consacre 1h30 par dossier à effectuer les relances, à un taux horaire de 15 €. Chaque créneau occupé par un patient qui ne s’acquitte pas de sa facture représente 30 minutes à 70 € pour le praticien. L’établissement fait appel à une agence de recouvrement, dont les honoraires s’élèvent en moyenne à 15 % des sommes récupérées.
Le calcul réalisé à partir de ces données donne le résultat suivant :
Exemple concret : 500 dossiers / an à 200 €
La direction pensait avoir à gérer 100 000 € d’impayés par an. En réalité, ce coût s’élève à 143 750 €, soit 44 % de plus, et 43 750 € de pertes cachées que personne n’avait jamais identifiées.
Pour donner une comparaison concrète à cette somme, cela représente plus de 3 salaires annuels d’infirmiers, sur la base d’une rémunération moyenne de 30 000 € brut par an.
Nous vous invitons à réaliser votre propre calcul pour découvrir le montant réel que vous coûtent vos impayés.
4. Une solution sur-mesure pour agir avant le problème
Maintenant que vous connaissez le vrai coût d’un impayé, la vraie question n’est plus de le chiffrer mais de le réduire !
Les relances, le recouvrement, les heures perdues au téléphone : ces méthodes traditionnelles interviennent toutes après le problème. Swikly agit avant.
Swikly est une solution 100 % digitale, intégrée dans votre ERP, qui automatise et sécurise vos demandes d’empreinte bancaire en 2 clics. Pour le patient, la démarche est simple et sans surprise : il dépose son empreinte de carte bancaire au moment de la prise de rendez-vous, sans être débité et sans impact sur son plafond bancaire.
Pour la clinique, le complément d’honoraire est sécurisé avant même l’intervention, et un patient qui a laissé son empreinte bancaire est beaucoup moins susceptible de ne pas honorer son rendez-vous. Une fois l’intervention terminée, vous récupérez votre complément d’honoraire simplement et rapidement, sans relances et sans paperasse.
Les secrétariats économisent en moyenne 5 jours par mois et peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : le parcours patients. Résultat concret : 90 % d’impayés en moins, constaté en moyenne par nos 18 000 clients.
Le meilleur impayé est celui qui n’a jamais lieu. C’est exactement ce que permet Swikly.
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