La pregunta que todo el mundo se hace
Esa es la pregunta que se hacen muchas clínicas sin llegar a buscar realmente la respuesta: ¿un impago de 200 €, es realmente una pérdida de 200 €?
Sin embargo, esta creencia es falsa. Detrás de estos 200 € no cobrados hay costos que nadie calcula. Un impago se trata con demasiada frecuencia como una simple pérdida de beneficios, cuando en realidad genera una cascada de pérdidas invisibles que se acumulan.
En este artículo, te daremos la fórmula exacta para calcular el verdadero costo de tus cuentas incobrables, con un ejemplo numérico para que sepas finalmente lo que realmente estás perdiendo.
Los 4 factores que hacen que el costo real de una deuda incobrable se dispare
El importe bruto no cobrado: lo que ves
Es la única cifra que la mayoría de los establecimientos observan. Se trata del copago del paciente impagado, es decir, la parte que ni la Seguridad Social ni el seguro complementario cubren. Esta cantidad varía según las intervenciones y las especialidades, desde la cirugía visceral, la ortopedia hasta la urología u otras.
Aparece directamente en su contabilidad, lo que le da la apariencia de una cifra completa. Sin embargo, solo representa la parte visible de sus saldos pendientes y la cantidad real que pierde es, lamentablemente, mucho mayor.
El tiempo de la secretaría: el costo invisible de los seguimientos
Detrás de cada expediente de impago, las secretarías dedican horas de trabajo invisible entre llamadas telefónicas, cartas certificadas, recordatorios por correo electrónico y seguimiento en el software de gestión. Es una tarea repetitiva y que consume mucho tiempo, que moviliza a los equipos en acciones sin valor añadido, mientras que podrían dedicar ese tiempo a un mejor seguimiento del paciente.
En promedio, la gestión de un impago representa entre 30 minutos y 2 horas de trabajo acumulado por expediente, según el número de intentos necesarios. Si tomamos el ejemplo de una secretaria con un salario bruto de 12,50 €/hora, entonces 2 horas de recordatorios ya representan 25 € que se suman a nuestra cuenta.
Este costo no figura en ninguno de sus paneles de control porque se pierde en la masa salarial. Sin embargo, es muy real.
Los gastos de cobro: agencia o alguacil
Ustedes lo saben mejor que nosotros: a pesar del tiempo y la energía que dedican las secretarías, algunos pacientes no pagan. Cuando los recordatorios internos ya no son suficientes, el centro puede recurrir a una empresa de cobro cuya comisión es, de media, del 15 % de las cantidades recuperadas (entre el 10 y el 20 %, según el proveedor).
Otros centros sanitarios recurren a un agente judicial cuyos honorarios suelen oscilar entre el 10 y el 20 % del importe reclamado. En el caso de una deuda de 200 €, esto supone unos 30 € de gastos adicionales que hay que asumir. Sin olvidar el tiempo que el profesional sanitario y el personal de secretaría dedican a preparar el expediente, firmar las cartas y gestionar las comunicaciones.
Más allá del coste financiero, existe un coste que rara vez se menciona. Un procedimiento de cobro puede deteriorar definitivamente la relación con un paciente y dañar la reputación local de su establecimiento. Este perjuicio es difícil de cuantificar, pero es muy real.
El costo de oportunidad: los espacios perdidos
Es el factor más abstracto, pero a menudo el más importante. Un paciente que ocupa un turno y no paga, es otro paciente solvente que no pudo ser atendido a esa misma hora.
Tomemos un ejemplo concreto: si un profesional cobra 70 € por una cita de 30 minutos, esta cita no atendida representa 70 € de ingresos perdidos definitivamente. A diferencia de una deuda impagada que a veces se puede recuperar, el tiempo nunca se recupera.
En especialidades con alta demanda como dermatología, oftalmología u ortodoncia, cada cita perdida tiene un valor aún mayor, ya que los tiempos de espera ya son largos para sus pacientes. Lo que pierde es, por lo tanto, ingresos, pero también un paciente que podría haber sido tratado ese día.
2. La fórmula: calcula tu coste real de los impagos
Ahora que conoce los 4 factores que acabamos de mencionar, aquí se explica cómo integrarlos en un solo cálculo.
No es una ecuación abstracta, sino una herramienta concreta que puede aplicar en su establecimiento para obtener el costo real.
La fórmula del costo real de una deuda incobrable
Esta fórmula es una base mínima pero no tiene en cuenta el estrés generado para sus equipos, el tiempo que usted mismo dedica a gestionar estas situaciones, el impacto en su tesorería o los posibles gastos legales.
3. Ejemplo cifrado: 100 000 € de impagos se convierten en 143 750 €
Tomemos como ejemplo una clínica ficticia y pongamos algunas cifras concretas. Un centro sanitario privado factura, de media, 5 millones de euros al año. Los impagos suelen representar el 10 % de la facturación, es decir, 500 000 €. Para no complicar demasiado el ejemplo, tomaremos la cifra de 100 000 € de impagos al año, lo que corresponde a 500 expedientes con un importe medio de 200 € cada uno. La secretaria dedica una hora y media por expediente a realizar los recordatorios, con una tarifa horaria de 15 €. Cada franja horaria ocupada por un paciente que no abona su factura supone 30 minutos a 70 € para el médico. El centro recurre a una agencia de cobro, cuyos honorarios ascienden, de media, al 15 % de las cantidades recuperadas.
El cálculo realizado a partir de estos datos da el siguiente resultado:
Ejemplo concreto: 500 expedientes/año a 200 €
La dirección pensaba que tenía que gestionar 100 000 € de impagos al año. En realidad, este coste asciende a 143 750 €, es decir, 44 % más, y 43 750 € en pérdidas ocultas que nadie había identificado nunca.
Para dar una comparación concreta a esta suma, representa más de 3 salarios anuales de enfermeros, basándose en una remuneración media de 30.000 € brutos al año.
Le invitamos a realizar su propio cálculo para descubrir el monto real que le cuestan sus impagos.
4. Una solución a medida para actuar antes del problema
Ahora que conoce el costo real de una factura impagada, la verdadera pregunta ya no es cómo calcularlo, ¡sino cómo reducirlo!
Las llamadas de seguimiento, el cobro, las horas perdidas al teléfono: estos métodos tradicionales intervienen todos después del problema. Swikly actúa antes.
Swikly es una solución 100 % digital, integrada en tu ERP, que automatiza y protege tus solicitudes de impresión bancaria en dos clics. Para el paciente, el proceso es sencillo y sin sorpresas: registra la huella de su tarjeta bancaria en el momento de concertar la cita, sin que se le cobre nada y sin que ello afecte a su límite de crédito.
Para la clínica, el complemento de honorarios se asegura incluso antes de la intervención, y un paciente que ha dejado su huella bancaria es mucho menos propenso a no cumplir con su cita. Una vez finalizada la intervención, recupera su complemento de honorarios de forma sencilla y rápida, sin seguimientos ni papeleo.
Las secretarías ahorran en promedio 5 días al mes y, por fin, pueden centrarse en lo que realmente importa: la experiencia del paciente. Resultado concreto: una reducción de 90 % en impagos, según la media registrada por nuestros 18 000 clientes.
El mejor impago es el que nunca ocurre. Eso es exactamente lo que Permite Swikly.
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