El PMS simplificará la gestión de su alquiler para ahorrarle tiempo. Al optimizar los procesos, tomará mejores decisiones, verá una mayor ocupación y un resultado consolidado.
Qué es un PMS ?
En primer lugar, es importante conocer la diferencia entre un Sistema de gestión de la propiedad (PMS) y un Director del canal.
El PMS es un software que se diseñó originalmente para ayudar a los directores y propietarios de hoteles a gestionar todos los aspectos del negocio hotelero. A lo largo de los años, los PMS han evolucionado y, aunque algunos programas informáticos siguen estando destinados a los hoteles, otros se han especializado en el mercado del alquiler vacacional para satisfacer las necesidades de los gestores inmobiliarios.
Un gestor de canales es un servicio que permite a los gestores gestionar la distribución de sus reservas en diferentes plataformas como Airbnb, Booking.com, Abritel, etc (las famosas OTAs). Permiten, por ejemplo, recibir reservas de las diferentes OTAs actualizando automáticamente la disponibilidad en las otras plataformas en las que el inmueble está listado. Este servicio se incluye sistemáticamente en el PMS, ya sea ofrecido de forma nativa o por un socio.
La cantidad de funciones adicionales que se ofrecen depende del PMS. Por ejemplo, hay herramientas para la gestión de precios e ingresos, la contabilidad, la creación de sitios web, etc. Además del gestor de canales, se pueden ofrecer muchas otras opciones para optimizar la gestión de su negocio de alquiler vacacional.
¿Cuáles son las ventajas de un SPM?
Utilizar un sistema para gestionar todas las reservas en todas las plataformas y otros aspectos de su negocio puede ahorrarle mucho tiempo y ayudarle a conseguir mejores resultados. A continuación, un breve resumen de las ventajas de utilizar un PMS:
Ahorrar tiempo
La primera ventaja de un PMS es que puede automatizar algunas de las tareas que consumen tiempo y son repetitivas, ahorrando horas en su jornada laboral.
Por ejemplo, las respuestas automáticas que envían respuestas a correos electrónicos de consulta u otras comunicaciones suelen formar parte de la gestión de viajeros y no requieren necesariamente una respuesta personalizada.
Un PMS puede permitirle crear escenarios automatizados para que no tenga que gestionar estas comunicaciones. No sólo no pierdes tiempo copiando y pegando mensajes antiguos, sino que reduces el riesgo de cometer errores por descuido.
Los pagos programados son otra característica que ofrecen algunos PMS que facilitan el cobro de los pagos cargando automáticamente el saldo restante de sus viajeros.
Simplifique la gestión de sus canales de reserva
La mayoría de los administradores de propiedades publican sus alquileres en varios sitios de reservas o agencias de viajes en línea (OTA) para obtener la máxima exposición.
Además de estos canales, la mayoría de los propietarios crean su propia página web para generar reservas directas y reducir el impacto de las comisiones de las OTAs en su negocio.
Cuantos más canales tenga, más difícil será mantenerse al día con sus anuncios, reservas y horarios en todos los canales. Puede convertirse rápidamente en un caos y acabar con reservas dobles y consultas de clientes sin respuesta.
Un PMS pondrá fin a estos problemas al integrar completamente y sin problemas los canales de reserva para garantizar que todas sus reservas estén en un solo lugar y puedan ser gestionadas desde un solo panel o interfaz.
De este modo, siempre tendrá una visión general de las reservas y consultas en todos sus canales y, si el software incluye un calendario sincronizado, no tendrá que preocuparse por las reservas dobles, ya que éstas siempre estarán actualizadas en todos sus canales.
Mejore la calidad de su servicio al cliente
Sólo podrá ofrecer una experiencia óptima si es capaz de controlar las comunicaciones entre su servicio y sus viajeros.
Cuando elija su PMS, asegúrese de que incluye una función de bandeja de entrada unificada. Esta función integra perfectamente los correos electrónicos y los mensajes de los clientes de la OTA en una sola bandeja de entrada.
No sólo puede ver todos los mensajes enviados a través de estas plataformas, así como los correos electrónicos de su propio sitio de reservas directas, sino que también puede responder a cada uno de ellos desde el mismo lugar, por correo electrónico, SMS u otros servicios de comunicación.
Mejore su sitio de reservas en línea
Algunos PMS ofrecen un conjunto de herramientas que le permiten crear su propio sitio de reservas en vivo. Desde la creación del sitio hasta las herramientas de marketing y el motor de reservas, estas funciones son esenciales si aún no tiene un sitio web y quiere reducir el impacto de las comisiones de las OTA.
Busque un PMS que le permita crear un sitio de forma rápida y sencilla sin necesidad de asistencia técnica. Puede que sean plantillas ya hechas y optimizadas, pero siempre debe tener la opción de personalizar los colores, las fuentes, los logotipos, las fotos y el contenido cuando quiera y sin pagar más.
Personalizar un sitio web está bien, pero lo más importante es el motor de reservas. Su sitio web debe tener un sistema de reservas totalmente integrado para que pueda aceptar reservas instantáneas con pagos en línea. Asegúrese de que su sitio web cuenta con la certificación SSL, para que usted y sus clientes puedan estar seguros de que los datos de las tarjetas de crédito se envían de forma segura.
Otras características que hay que buscar son un PMS que incorpore un CMS responsivo que se adapte a teléfonos móviles y tabletas. Busque también una herramienta que le permita ser propietario de su nombre de dominio para garantizar una imagen profesional.
Impulse el crecimiento de su negocio de alquiler
Si quiere ampliar su negocio y adquirir o gestionar más propiedades, invertir en un buen PMS debería ser un hecho. La expansión implica más tareas cotidianas y personal dedicado a los procesos de gestión.
Sin embargo, con el PMS adecuado, puede reducir los costes de las nóminas a medida que se expande sin comprometer el apoyo y la experiencia de los viajeros. Gracias a las funciones de precios dinámicos y a la integración con el software de gestión de ingresos, podrá optimizar la ocupación y reducir las pérdidas en temporada baja. Algunos PMS también ofrecen capacidades de análisis de datos para identificar sus palancas de crecimiento y permitirle invertir en el lugar correcto en el momento adecuado.
Un PMS le permite generar más reservas y optimizar la tasa de ocupación mediante una gestión más eficiente de su negocio. Todas estas optimizaciones conducirán inevitablemente a un crecimiento escalable y sostenible.
En resumen
La gestión de los inmuebles en alquiler es una actividad extremadamente compleja, y desarrollarla multiplica su complejidad, lo que a su vez incrementa los costes exponencialmente a medida que aumenta la carga de trabajo. Los PMS son herramientas que se han desarrollado para resolver estos problemas, centralizando todas las actividades del administrador de fincas en un único servicio unificado.
Aunque estas herramientas tienen un núcleo de funcionalidad esencial, la funcionalidad adicional depende del PMS y de su objetivo. Algunos son más adecuados para los pequeños administradores de fincas, mientras que otros se especializan en la industrialización de la gestión inmobiliaria.
Es esencial que se informe sobre la funcionalidad que ofrece el PMS que está considerando, así como las integraciones y la funcionalidad nativa que ofrece. De hecho, aunque las integraciones proporcionan muchos servicios interesantes, también generan un importante coste adicional.
Para ayudarle a navegar por el mar de herramientas dedicadas a su negocio, estamos escribiendo una actualización de nuestra guía de PMS de alquiler vacacional.
