Pourquoi avez-vous besoin d’un PMS ?

27/04/2022

Sommaire

Les avantages qu'offrent les Property Management Sytems (PMS) sont nombreux : ils vous permettent de vous libérer des tâches fastidieuses pour vous concentrer sur les décisions commerciales stratégiques.

Le PMS simplifiera la gestion de vos locations pour vous faire économiser du temps. En optimisant les processus, vous prendrez de meilleures décisions, observerez un taux d’occupation plus élevé et un résultat net consolidé.

Qu’est-ce qu’un PMS ?

Tout d’abord, il est important de connaître la différence entre un Property Management System (PMS) et un Channel Manager.

Les PMS sont des logiciels qui ont été conçus à l’origine pour aider les directeurs et les propriétaires d’hôtels à gérer tous les aspects de l’activité hôtelière. Au fil des années, les PMS se sont développés et si certains logiciels sont toujours destinés aux hôtels, d’autres se sont spécialisés sur le marché de la location saisonnière pour répondre aux besoins des property managers.

Un channel manager est quand à lui un service qui permet aux gestionnaires de gérer la distribution de leurs réservations sur différentes plateformes telles qu’Airbnb, Booking.com, Abritel, etc (les fameux OTAs). Ils permettent par exemple de recevoir les réservations des différents OTAs en mettant automatiquement à jour la disponibilité sur les autres plateformes où la propriété est inscrite. Ce service est systématiquement inclus dans le PMS, qu’il soit proposé nativement ou par un partenaire.

La quantité de fonctionnalités additionnelles proposées dépend des PMS. On peut par exemple retrouver des outils de gestion de prix et de revenus, de comptabilité, de création de site web, etc. Outre le channel manager, de nombreuses autres options peuvent être proposées pour optimiser la gestion de votre activité de location saisonnière.

Quels sont les avantages d’un PMS ?

Utiliser un seul système pour gérer toutes vos réservations sur les différentes plateformes et les autres aspects de votre activité peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à obtenir de meilleurs résultats. Voici un bref aperçu des avantages à utiliser un PMS :

Economisez du temps

Le premier avantage d’un PMS est que vous êtes en mesure d’automatiser certaines des tâches chronophages et répétitives, afin d’économiser des heures sur votre journée de travail.

Par exemple, les répondeurs automatiques qui envoient des réponses aux e-mails de demande de renseignements ou à d’autres communications font généralement partie de la gestion des voyageurs et ne nécessitent pas nécessairement une réponse personnalisée.

Un PMS peut vous permettre de créer des scénarios automatisés pour ne plus avoir à gérer ces communications. Non seulement vous ne perdez plus de temps à copier et coller d’anciens messages, mais vous réduisez les risques d’erreurs d’inattention.

Les paiements programmés sont une autre fonction offerte par certains PMS qui facilitent la collecte des paiements en débitant automatiquement le solde résiduel de vos voyageurs.

Simplifiez la gestion de vos canaux de réservation

La plupart des property managers inscrivent leurs locations sur différents sites de réservation ou sur des agences de voyage en ligne (OTA) afin d’obtenir une exposition maximale.

En plus de ces canaux, la plupart des propriétaires crééent leur propre site web pour générer des réservations directes et réduire l’impact des commissions des OTAs sur leur activité.

Plus vous avez de canaux, plus il est difficile de rester à jour avec vos annonces, réservations et calendriers sur tous les canaux. Cela peut rapidement devenir chaotique et vous pourriez vous retrouver avec des doubles réservations et des demandes de renseignements sans réponse de la part des clients.

Un PMS mettra fin à ces tracas grâce à l’intégration totale et transparente des canaux de réservation afin de garantir que toutes vos réservations se trouvent au même endroit et peuvent être gérées à partir d’un seul tableau de bord ou d’une seule interface.

De cette façon, vous avez toujours une vue d’ensemble des réservations et des demandes de renseignements sur tous vos canaux, et si le logiciel comprend un calendrier synchronisé, vous n’aurez pas à vous soucier des doubles réservations car vos réservations seront toujours à jour sur tous vos canaux.

Améliorez la qualité de votre service client

Vous ne pouvez offrir une expérience optimale que si vous êtes en mesure de maîtriser les communications entre votre service et vos voyageurs.

Lorsque vous choisissez votre PMS, assurez-vous qu’il comprend une fonction de boîte de réception unifiée. Cette fonction intègre de manière transparente les emails et les messages des clients des OTAs dans une seule boîte de réception.

Non seulement vous pouvez voir tous les messages soumis par l’intermédiaire de ces plateformes, ainsi que les e-mails provenant de votre propre site de réservations directes, mais vous pouvez également répondre à chacun d’entre eux depuis le même endroit, par e-mail, SMS ou d’autres services de communication.

Améliorez votre site de réservation en direct

Certains PMS proposent une suite d’outils qui vous permettent de créer votre site de réservation en directe. De la création du site aux outils marketing, en passant pour le moteur de réservation, ces fonctionnalités sont indispensables si vous n’avez pas encore de site web et que vous voulez réduire l’impact des commissions des OTAs.

Recherchez un PMS qui vous permettra de créer un site rapidement et facilement sans avoir besoin d’une assistance technique. Il peut s’agir de modèles prêts à l’emploi et optimisés, mais vous devez toujours avoir la possibilité de personnaliser les couleurs, les polices, les logos, les photos et le contenu quand vous le souhaitez et sans payer de supplément !

Personnaliser un site Web, c’est bien, mais la caractéristique la plus importante est le moteur de réservation. Votre site Web doit être doté d’un système de réservation entièrement intégré afin que vous puissiez prendre des réservations instantanées avec des paiements en ligne. Veillez à ce que votre site soit certifié SSL, afin que vous et vos clients puissiez être sûrs que les détails de la carte de crédit sont soumis en toute sécurité.

Parmi les autres caractéristiques à rechercher, pensez à rechercher un PMS qui intègre un CMS responsive qui s’adaptera aux téléphones portables et aux tablettes. Optez aussi pour un outil qui vous permet de posséder votre nom de domaine pour garantir une image professionnelle.

Boostez la croissance de votre activité locative

Si vous souhaitez développer votre activité et acquérir ou gérer davantage de propriétés, investir dans un bon PMS doit être une évidence. L’expansion implique une multiplication des tâches journalières et l’embauche d’employés dédiés aux processus de gestion.

Cependant, avec le bon PMS, vous réduirez les coûts liés à votre masse salariale lors de votre développement sans compromettre le support et l’expérience de vos voyageurs. Grâce à des fonctionnalités de tarification dynamique et des intégrations avec des logiciels de gestion des revenus, vous optimiserez votre taux d’occupation et réduirez vos pertes en basse saison. Certains PMS proposent également des fonctionnalités d’analyse des données pour identifier vos leviers de croissance et vous permettre d’investir au bon endroit au bon moment.

Un PMS vous permet ainsi de générer plus de réservations tout en optimisant le taux d’occupation grâce à une gestion plus efficace de votre activité. L’ensemble de ces optimisations entraînera inévitablement une croissance extensible et pérenne.

En bref

La gestion de propriétés en location saisonnière est une activité extrêment complète, et la développer multiplie sa complexité, ce qui engendre des coûts de manière exponentielle tant la charge de travail augmente. Les PMS sont des outils qui ont été développés pour répondre à ces problématiques en centralisant l’ensemble des activités d’un property manager en un même service unifié.

Bien que ces outils regroupent un noyau de fonctionnalités essentielles, les fonctionnalités additionnelles dépendent des PMS et de leur cibles. Certains s’adaptent plutôt aux petits property managers là où d’autres se spécialisent dans l’industrialisation de la gestion de propriétés.

Vous devez impérativement renseigner sur les fonctionnalités proposées par les PMS que vous envisagez d’utiliser, ainsi que sur les intégrations et fonctionnalités natives offertes. En effet, si les intégrations fournissent de nombreux services intéressants, elles engendrent également un coût additionnel significatif.

C’est pour vous aider à naviguer dans l’océan des outils dédiés à votre activité que nous rédigeons en ce moment même une mise à jour de notre guide des PMS de location saisonnière.

Octave PAVIET-SALOMON

Octave PAVIET-SALOMON

Responsable Marketing & Communication pour Swikly. Je rédige régulièrement des articles et documents éducatifs ou informatifs pour les professionnels de la location.

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