¿Cuáles son las principales características de un PMS?

09/05/2022

Resumen

Los PMS son herramientas muy completas que pretenden centralizar todas las tareas de un administrador de fincas y sus equipos.

Por ello, a veces resulta difícil navegar por la gama de herramientas que se ofrecen. Estas son las características esenciales que debe buscar en su futuro PMS.

Gestor de canales

¿El PMS distribuye los listados a las OTAs, sincroniza las tarifas, la disponibilidad y mantiene los calendarios actualizados?

Un gestor de canales es una herramienta que le permite distribuir sus anuncios de alquiler simultáneamente a plataformas de reserva externas como Airbnb, Vrbo, Booking.com o Expedia. Sincronizará y actualizará automáticamente sus tarifas, disponibilidad y reservas en varias plataformas simultáneamente.

Utilizados originalmente por los hoteles, los gestores de canales se aseguran de que la disponibilidad de las habitaciones esté siempre actualizada en todas las OTA en las que los clientes pueden hacer una reserva. Esto significa que si un huésped hace una reserva en un sitio web como Booking.com, por ejemplo, el número de habitaciones disponibles cambiará automáticamente en Booking.com y en el sitio web del hotel.

Contar con un gestor de canales para su negocio de alquiler vacacional le permitirá distribuir sus listados en diferentes OTAs y por tanto diversificar sus canales de reserva. También le permitirá actualizar y sincronizar la información de forma automática e inmediata en todos los canales, dejando muy poco margen de error.

Los gestores de canales están en el corazón del PMS y son un complemento esencial para su negocio de alquiler vacacional si quiere evitar errores como el overbooking o la doble reserva.

Calendario de reservas

Es un calendario de disponibilidad especializado en la organización de reservas. Es una herramienta esencial para cualquier gestor de propiedades que alquile su alojamiento por noche. Algunos calendarios son simples aplicaciones independientes, mientras que otros forman parte de un servicio de software más amplio.

Cualquier anfitrión que desee alquilar su propiedad a viajeros necesitará un calendario de reservas en su sitio web de alquileres vacacionales.

Si se utiliza un software optimizado, el calendario de disponibilidad sincronizará todas las reservas de su sitio web y de las diferentes OTAs en una sola plataforma. Esta función del gestor de canales ofrece a los viajeros disponibilidad en tiempo real, mientras que los propietarios tienen acceso rápido a los detalles de las reservas existentes.

Digamos que su propiedad está listada en Airbnb y Booking.com. En lugar de tener que comprobar manualmente cada sitio de anuncios cada vez que se hace una reserva, un calendario de reservas le permitirá estar al día en todo momento sin temor a las reservas dobles.

Tener un calendario centralizado tiene un impacto positivo en diferentes aspectos de su negocio. Para el personal de limpieza de los hoteles o de los alquileres vacacionales, estos calendarios pueden ayudarle a ahorrar mucho esfuerzo.

En lugar de tener que informar a su personal de cada reserva, su calendario de disponibilidad hará el trabajo por usted. Al tener acceso a una combinación de calendario y bandeja de entrada fácil de gestionar, su personal puede aceptar o rechazar rápidamente las solicitudes. También les permite bloquear ciertos periodos de tiempo como no disponibles y les da una visión clara de toda su agenda.

Un calendario de reservas también hace que sus clientes se sientan más cómodos. Obtienen información en tiempo real sobre las reservas actuales y pueden comprobar la disponibilidad para sus propias fechas de reserva. Cuando un viajero realiza una reserva directamente mediante un software vinculado a un calendario de reservas, ésta se actualiza automáticamente también para su personal.

Una de las principales ventajas de utilizar un calendario de disponibilidad es el ahorro de tiempo. Al tener acceso a la información importante de un vistazo, puede encontrar fácilmente la información que necesita. Esto significa que puede dedicar más tiempo a las operaciones del negocio.

Creador de sitios web (CMS)

Un sistema de gestión de contenidos, a menudo abreviado como CMS, es un software que ayuda a los usuarios a crear, gestionar y editar el contenido del sitio web sin necesidad de conocimientos técnicos especializados.

En un lenguaje más sencillo, un sistema de gestión de contenidos es una herramienta que le ayuda a crear un sitio web sin tener que escribir todo el código desde cero (o incluso saber cómo codificar).

En lugar de construir su propio sistema para crear páginas web, almacenar imágenes y otras funciones, el sistema de gestión de contenidos se encarga de toda la infraestructura básica por usted, permitiéndole centrarse en las partes más importantes de su sitio web.

Más allá de los sitios web, también puede encontrar sistemas de gestión de contenidos para otras funciones, como la gestión de documentos.

Un CMS le permite crear su propio sitio web de reservas directas para diversificar sus canales de reserva y reducir el impacto de las comisiones de las OTA en su negocio.

Motor de reservas

Un motor de reservas es una herramienta esencial que debe tener en su arsenal. Puede sincronizarse con su sistema de gestión de propiedades (PMS) para permitirle aceptar reservas directas a través de su sitio web, páginas de redes sociales y listados de directorios de terceros.

Los viajeros pueden filtrar su búsqueda por fecha, número de camas, instalaciones e incluso paquetes especiales. Una vez que hayan encontrado lo que buscan, pueden proporcionar de forma segura toda la información que usted necesita, incluidos sus datos bancarios al pagar, y marcharse sabiendo que tienen una reserva garantizada. Todo esto mientras haces... casi todo lo demás.

Cuando ofrece la posibilidad de reservar directamente en su sitio web, no sólo hace que el proceso de reserva sea más cómodo para sus clientes, sino que también obtiene beneficios. Estas reservas directas significan que puede aceptar reservas automáticamente sin pagar una comisión a una agencia de viajes online (OTA), como Booking.com o Airbnb. En definitiva, con un motor de reservas, podrá generar más reservas y aumentar sus ingresos.

Optimización de los motores de búsqueda (SEO)

SEO es un acrónimo de search engine optimization, que es un conjunto de prácticas destinadas a mejorar la clasificación de las páginas web en los resultados de los motores de búsqueda como Google. Dado que la búsqueda orgánica es la principal forma de que la gente descubra y acceda a los contenidos en línea, una buena estrategia de SEO es esencial para mejorar la calidad y la cantidad de tráfico a su sitio web.

Los motores de búsqueda como Google y Bing utilizan rastreadores, a veces llamados bots o arañas, para recopilar información sobre todo el contenido que pueden encontrar en Internet. El bot parte de una página web conocida y sigue los enlaces internos a páginas de ese sitio, así como los enlaces externos a páginas de otros sitios. El contenido de estas páginas, así como el contexto de los enlaces que ha seguido, ayuda al rastreador a entender el contenido de cada página y cómo está conectado semánticamente con todas las demás páginas de la enorme base de datos del motor de búsqueda, llamada índice.

Cuando un usuario teclea o dice una consulta en el cuadro de búsqueda, el motor de búsqueda utiliza complejos algoritmos para extraer lo que cree que es la lista de resultados más precisa y útil para esa consulta. Estos resultados orgánicos pueden incluir páginas web llenas de texto, artículos de noticias, imágenes, vídeos, listados de negocios locales y otros tipos de contenido más especializados.

En la composición de los algoritmos de los motores de búsqueda intervienen muchos factores, que evolucionan constantemente para adaptarse a los cambios en el comportamiento de los usuarios y a los avances en el aprendizaje automático.

Se trata de un área extremadamente compleja y técnica que requiere varios puestos a tiempo completo para optimizar su sitio. Sin embargo, muchas buenas prácticas son sencillas de aplicar y automatizar. Por eso, algunos PMS, especialmente los que tienen un CMS, ofrecen funciones simplificadas para mejorar el SEO de su sitio de reservas directas.

Comunicaciones de los viajeros

A medida que el sector del alquiler vacacional experimenta los rápidos efectos de la transformación digital, cada vez más profesionales necesitarán la ayuda del PMS para automatizar sus procesos de comunicación. Todos ofrecen la automatización de las tareas diarias repetitivas, pero pocos ofrecen la flexibilidad y la personalización necesarias para satisfacer las necesidades críticas de comunicación con sus viajeros.

Las herramientas de comunicación del PMS le permiten mejorar su capacidad de respuesta a las comunicaciones de los clientes con respuestas guardadas, mantener un estilo informal y conversacional y dirigirse a los viajeros por su nombre, al tiempo que automatiza sus procesos.

Una bandeja de entrada unificada también le permite centralizar sus canales de comunicación para asegurarse de que no se le escapa ningún mensaje y pierde el vínculo con sus clientes.

En resumen, establecer una comunicación eficaz es un proceso continuo, que requiere una atención constante y, a veces, respuestas realmente rápidas y adecuadas. Es una parte inseparable del difícil día a día de los profesionales del alquiler vacacional y seguro que querrá verla incluida en su plataforma PMS preferida.

Inventario en línea

El sector del alquiler vacacional está en constante evolución, exigiendo nuevas soluciones y nuevas formas de satisfacer a los viajeros. Este progreso continuo obliga a los profesionales a actualizar sus procesos internos y externos.

Una de las claves de la mejora es la experiencia del usuario. El objetivo es satisfacer siempre al cliente para que vuelva a alojarse en una de las propiedades. A lo largo del proceso, desde la reserva hasta el final de la estancia, hay una serie de factores que inciden directamente en la experiencia y son una clave fundamental en la valoración final del cliente. Y el proceso de facturación es precisamente uno de estos factores.

Más que una formalidad necesaria, contar con un proceso de facturación eficiente y sin fricciones puede mejorar enormemente la experiencia del cliente. Un proceso 100% a distancia rápido y sencillo beneficiará a sus viajeros y, por tanto, a su empresa.

Si su PMS ideal no ofrece esta funcionalidad, no se preocupe, Swikly ofrece un servicio de inventario en línea con fotos que servirán de prueba en caso de litigio.

Gestión de pagos

Algunos PMS se integran a la perfección con procesadores de pago externos, lo que le proporciona una flexibilidad total a bajo coste.

Le permiten supervisar toda la actividad y gestionar los pagos de los alquileres desde su panel de control. Puede enviar solicitudes de pago en cualquier momento y recibirá notificaciones cuando el saldo se haya procesado con éxito.

Estas herramientas también permiten generar informes de transacciones para seguir el saldo de cada reserva y controlar los pagos atrasados.

Los sitios web que aceptan pagos con tarjeta de crédito reciben hasta siete veces más reservas que los que no lo hacen. Por lo tanto, una herramienta de procesamiento de pagos es esencial para gestionar los pagos con tarjeta de crédito de forma segura.

Algunas herramientas también le permiten programar los pagos y las facturas de forma automática según sus reglas, gestionar las cancelaciones automatizando los reembolsos y muchas otras tareas específicas que le quitan tiempo y a veces requieren la creación de un trabajo.

Contabilidad

La contabilidad es una de las partes más difíciles de llevar un negocio de alquiler vacacional. Sin embargo, todo negocio de alquiler vacacional necesita algún tipo de contabilidad para funcionar. Aunque los principios básicos de la contabilidad empresarial son los mismos para la mayoría de las empresas, las diferencias contables pueden deberse a una combinación de factores, como el tipo y el tamaño de la empresa o el número de transacciones realizadas.

El software de contabilidad de alquileres de temporada ofrece muchas funciones útiles que hacen que la gestión de las finanzas de su negocio sea más fácil que nunca.

El historial de pagos le permite ver qué pagos se han realizado ya y por qué clientes. Esta función es útil porque le permite confirmar qué huéspedes han reservado y pagado una estancia en su propiedad de alquiler vacacional. Es esencial confirmar si sus potenciales huéspedes han pagado su estancia. Es conveniente evitar que un inmueble figure como "no vacante" antes de que se haya recibido el pago, ya que de lo contrario se corre el riesgo de perder ingresos potenciales.

Algunas herramientas generan automáticamente informes de pérdidas y ganancias para su negocio de alquiler vacacional, de manera que pueda ver de un vistazo la rentabilidad de su negocio.

Otros hacen un seguimiento de los ingresos generados así como de los gastos realizados desde su cuenta. De este modo, podrá obtener informes precisos sobre sus ingresos a lo largo del año. Puede utilizar esta información para calcular sus impuestos y preparar su declaración de la renta.

Gestión de los ingresos

La gestión de ingresos es el método de utilizar la analítica para examinar la disponibilidad y los precios, y predecir el comportamiento de los clientes con el fin de maximizar los ingresos.

La gestión de los ingresos del alquiler vacacional es la clave para maximizar los beneficios. Es una estrategia de precios que tiene en cuenta la oferta y la demanda para maximizar los beneficios.

Una estrategia de gestión de ingresos permite a los gestores inmobiliarios alcanzar sus objetivos. Es necesario reunir todos los datos históricos, presentes y futuros para comparar la ocupación y los precios. Comprender los datos históricos y prever el rendimiento es crucial para alcanzar el potencial de ingresos.

Fijar el precio de un anuncio es un tema complejo. El precio de un anuncio debe ser sensible a la demanda y sus características: ¿quién reserva, cómo, qué y cuándo lo hace? Si el precio máximo al que podemos alquilar un alojamiento fluctúa en función de una serie de parámetros como el periodo, la presión de la competencia o el tipo de su alojamiento, el precio debe ser inteligente y fluctuar en consecuencia.

En resumen, la gestión de los ingresos de los alquileres vacacionales garantiza que una propiedad tenga la tarifa adecuada, en el canal adecuado y en el momento adecuado.

Análisis del rendimiento

El análisis en el sector del alquiler vacacional comienza con tres KPI clave. Estos "3 grandes" se utilizan para diagnosticar la capacidad de generación de ingresos de su alquiler vacacional.

  • El índice de ocupación es el indicador más sencillo de calcular en los alquileres vacacionales. Sólo tiene que dividir el número de noches que la propiedad está reservada por el número de días de su período de reserva. La mayoría de las veces se utiliza un periodo mensual de 30-31 días.
  • La tarifa media diaria es la media de los ingresos pagados por los clientes durante un periodo determinado. Al igual que el índice de ocupación, también suele calcularse por meses.
  • Hasta ahora, no había ninguna variable que los anfitriones pudieran utilizar para maximizar sus ingresos. Aquí es donde entra el RevPar. Tiene en cuenta tanto la ocupación como los ingresos.

Aunque estos indicadores son fáciles de calcular y seguir, no presentan una visión holística de su negocio. Optar por un PMS que ofrezca funciones para analizar el rendimiento de su empresa en diferentes escalas de tiempo y desde diferentes enfoques se convierte en algo esencial si quiere optimizar su crecimiento.

Además, estas funciones tienen en cuenta las previsiones de sus herramientas de contabilidad y el comportamiento de sus herramientas de gestión de ingresos. Así que puede desarrollar un modelo complejo y supervisarlo desde su panel de control de rendimiento.

Gestión de tareas

Una herramienta de gestión de tareas le permite coordinar sus equipos, desde los recepcionistas y el personal de limpieza hasta los gestores y administradores de la propiedad. Puede dar a los usuarios acceso a partes específicas de su PMS definiendo lo que cada persona puede ver o hacer. Esto le permite gestionar las responsabilidades entre sus empleados y obtener una mejor visión general de sus equipos.

Estas herramientas le permiten crear y asignar fácilmente tareas recurrentes y específicas a diferentes miembros de su equipo. En cuanto se completa una tarea, se le informa inmediatamente. Manténgase al tanto de su carga de trabajo, controle quién hizo qué y cuándo, y ahorre tiempo en la comunicación con sus empleados.

Con listas detalladas de todo lo que hay que hacer en su tablero, facilita el proceso de entrada y salida programando tareas para su equipo. Vea cuándo se han devuelto las llaves, cuándo se ha limpiado e inspeccionado la propiedad y cuándo está lista para los próximos huéspedes. Esto hace que la rotación de huéspedes sea más suave y eficiente.

En resumen

Los PMS son herramientas complejas que ofrecen una amplia gama de funciones. Para elegir el PMS adecuado a sus necesidades, tiene que identificar las tareas que más tiempo le quitan y buscar una herramienta que le permita automatizarlas. Piense también en el desarrollo a largo plazo de su negocio de alquiler vacacional para identificar las características que se convertirán rápidamente en esenciales para gestionar su negocio y apoyar su crecimiento.

Octave PAVIET-SALOMON

Octave PAVIET-SALOMON

Directora de Marketing y Comunicación de Swikly. Escribo regularmente artículos y documentos educativos e informativos para los profesionales del alquiler.
Un gestor de canales es una herramienta indispensable para los gestores de alquileres vacacionales que gestionan sus propiedades en más de una plataforma de reservas.

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