Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un PMS ?

09/05/2022

Sommaire

Les PMS sont des outils extrêmement complets qui ont pour objectif de centraliser l’ensemble des tâches d’un property manager et de ses équipes.

Il est donc parfois difficile de naviguer dans le panel d’outils proposé. Voici les fonctionnalités essentielles à rechercher dans votre futur PMS.

Channel manager

Le PMS distribue-t-il les annonces sur les OTAs, synchronise-t-il les tarifs, les disponibilités et maintient-il les calendriers à jour ?

Un channel manager est un outil qui vous permet de distribuer simultanément vos annonces de location sur des plateformes de réservation externes comme Airbnb, Vrbo, Booking.com ou Expedia. Il synchronisera et mettra automatiquement à jour vos tarifs, les disponibilités et les réservations sur un certain nombre de plateformes simultanément.

Utilisés à l’origine par les hôtels, les channel managers s’assurent que la disponibilité des chambres est toujours à jour sur tous les OTAs où les clients peuvent effectuer une réservation. Cela signifie que si un client effectue une réservation sur un site Web tel que Booking.com, par exemple, le nombre de chambres disponibles changera automatiquement sur Booking.com et sur le site Web de l’hôtel.

Le fait d’avoir un channel manager pour votre activité de location saisonnière vous permettra de diffuser vos annonces sur différents OTAs et, par conséquent, de diversifier vos canaux de réservation. Il vous permettra également de mettre à jour et de synchroniser les informations automatiquement et immédiatement sur tous les canaux, ce qui laisse une très faible marge d’erreur.

Les channel managers sont au coeur des PMS et sont un complément essentiel à votre activité de location saisonnière si vous voulez éviter des erreurs telles que la surréservation ou les doubles réservations.

Calendrier de réservation

C’est un calendrier de disponibilité spécialisé dans l’organisation des réservations. C’est un outil essentiel pour tout gestionnaire de propriété qui loue son hébergement à la nuitée. Certains calendriers sont de simples applications autonomes, tandis que d’autres font partie d’un service logiciel plus large.

Tout hôte souhaitant louer sa propriété à des voyageurs aura besoin d’un calendrier de réservation sur son site Web de location saisonnière.

Lorsqu’il utilise un logiciel optimisé, le calendrier de disponibilité synchronisera toutes les réservations de votre site Web et de différents OTAs sur une seule plate-forme. Cette fonction de channel manager donne aux voyageurs une disponibilité en temps réel tandis que les propriétaires ont un accès rapide aux détails des réservations existantes.

Imaginons que votre propriété soit répertoriée sur Airbnb et Booking.com. Au lieu de devoir vérifier manuellement chaque site de référencement à chaque fois qu’une réservation est effectuée, un calendrier de réservation vous permettra de rester à jour à tout moment sans craindre les doubles réservations.

Le fait de disposer d’un calendrier centralisé a une incidence positive sur différents aspects de votre activité. Pour le personnel de nettoyage des hôtels ou des locations saisonnière, ces calendriers peuvent vous aider à économiser beaucoup d’efforts.

Au lieu de devoir informer votre personnel de chaque réservation, votre calendrier de disponibilité fera le travail pour vous. En ayant accès à une seule combinaison de calendrier et de boîte de réception facile à gérer, votre personnel peut rapidement accepter ou rejeter les demandes. Il leur permet également de bloquer certaines périodes de temps comme étant indisponibles et leur donne un aperçu clair de l’ensemble de leur planning.

Un calendrier de réservation rend également vos clients plus à l’aise. Ils obtiennent des informations en temps réel sur les réservations en cours et peuvent consulter les disponibilités pour leurs propres dates de réservation. Lorsqu’un voyageur effectue une réservation directement à l’aide d’un logiciel lié à un calendrier de réservation, celui-ci est automatiquement mis à jour pour votre personnel également.

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un calendrier des disponibilités est qu’il permet de gagner du temps. En ayant accès aux informations importantes d’un seul coup d’œil, vous n’avez aucun mal à trouver les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez ainsi consacrer plus de temps aux opérations commerciales.

Constructeur de site (CMS)

Un système de gestion de contenu, souvent abrégé en CMS, est un logiciel qui aide les utilisateurs à créer, gérer et modifier le contenu d’un site Web sans avoir besoin de connaissances techniques spécialisées.

En langage plus simple, un système de gestion de contenu est un outil qui vous aide à créer un site Web sans avoir à écrire tout le code à partir de zéro (ou même sans savoir comment coder).

Au lieu de construire votre propre système de création de pages Web, de stockage d’images et d’autres fonctions, le système de gestion de contenu s’occupe de toute l’infrastructure de base pour vous, ce qui vous permet de vous concentrer sur les parties les plus importantes de votre site Web.

Au-delà des sites Web, vous pouvez également trouver des systèmes de gestion de contenu pour d’autres fonctions, comme la gestion de documents.

Un CMS vous permet donc de créer votre site Web de réservation directes pour diversifier vos canaux de réservation et réduire l’impact des commissions des OTAs sur votre activité.

Moteur de réservation

Un moteur de réservation est un outil essentiel que vous devez avoir dans votre arsenal. Il peut être synchronisé avec votre système de gestion de propriétés (PMS) afin de vous permettre d’accepter des réservations directes via votre site Web, vos pages de médias sociaux et les listes d’annuaires tiers.

Les voyageurs peuvent filtrer leur recherche par date, nombre de couchages, équipements et même forfaits spéciaux. Une fois qu’ils ont trouvé ce qu’ils recherchent, ils peuvent fournir en toute sécurité toutes les informations dont vous avez besoin, y compris leurs coordonnées bancaires lors du paiement, et partir en sachant qu’ils ont une réservation garantie. Tout cela pendant que vous faites… à peu près tout le reste.

Lorsque vous proposez de réserver directement sur votre site web, vous rendez non seulement le processus de réservation plus pratique pour vos clients, mais vous en récoltez également les bénéfices. Ces réservations directes signifient que vous pouvez accepter les réservations automatiquement sans payer de commission à une agence de voyage en ligne (OTA), comme Booking.com ou Airbnb. En fin de compte, grâce à un moteur de réservation, vous pouvez générer plus de réservations tout en augmentant vos revenus.

Référencement (SEO)

Le référencement est l’acronyme de l’optimisation des moteurs de recherche, qui est un ensemble de pratiques visant à améliorer le positionnement des pages web dans les résultats des moteurs de recherche comme Google. La recherche organique étant le principal moyen pour les internautes de découvrir et d’accéder au contenu en ligne, une bonne stratégie de référencement est essentielle pour améliorer la qualité et la quantité du trafic sur votre site web.

Les moteurs de recherche tels que Google et Bing utilisent des robots d’exploration, parfois appelés bots ou spiders, pour rassembler des informations sur tout le contenu qu’ils peuvent trouver sur l’internet. Le robot part d’une page Web connue et suit les liens internes vers les pages de ce site, ainsi que les liens externes vers les pages d’autres sites. Le contenu de ces pages, ainsi que le contexte des liens qu’il a suivis, aident le robot d’exploration à comprendre le contenu de chaque page et la manière dont elle est sémantiquement connectée à toutes les autres pages de l’énorme base de données du moteur de recherche, appelée index.

Lorsqu’un utilisateur tape ou prononce une requête dans le champ de recherche, le moteur de recherche utilise des algorithmes complexes pour extraire ce qu’il estime être la liste de résultats la plus précise et la plus utile pour cette requête. Ces résultats organiques peuvent inclure des pages Web remplies de texte, des articles d’actualité, des images, des vidéos, des listes d’entreprises locales et d’autres types de contenu plus spécialisés.

De nombreux facteurs entrent dans la composition des algorithmes des moteurs de recherche, et ces facteurs évoluent en permanence pour s’adapter aux changements de comportement des utilisateurs et aux progrès de l’apprentissage automatique.

C’est un domaine extrêment complexe et technique qui nécessite plusieurs postes à plein temps pour optimiser votre site. Pourtant, de nombreuses bonnes pratiques sont simples à mettre en place et à automatiser. C’est pourquoi certains PMS, et notamment ceux qui proposent un CMS, offrent des fonctionnalités simplifiées pour améliorer le référencement de votre site de réservations directes.

Communications voyageur

Alors que le secteur de la location saisonnière subit les effets rapides de la transformation numérique, de plus en plus de professionnels auront besoin de l’aide de PMS pour automatiser leurs processus de communication. Tout le monde propose l’automatisation des tâches quotidiennes répétitives, mais peu d’entre eux offrent la flexibilité et la personnalisation nécessaires pour répondre aux besoins essentiels de la communication avec vos voyageurs.

Les outils de communication des PMS vous permettent d’améliorer votre réactivité aux communications avec les clients grâce à des réponses sauvegardées, de garder un style informel et conversationnel et de vous adresser aux voyageurs par leur nom, tout en automatisant vos processus.

Une boite de réception unifiée vous permet également de centraliser vos canaux de communication pour être certain de ne pas manquer un message et perdre le lien avec vos clients.

En somme, l’établissement d’une communication efficace est un processus continu, qui nécessite une attention constante et exige parfois des réactions vraiment rapides et adéquates. Il s’agit d’un élément indissociable de la vie quotidienne difficile des professionnels de la location saisonnière et vous voudrez certainement le voir figurer dans votre plate-forme PMS préférée.

Etat des lieux en ligne

Le secteur de la location saisonnière évolue constamment, exigeant de nouvelles solutions et de nouveaux moyens de satisfaire les voyageurs. Ce progrès continu oblige les professionels à mettre à jour leurs processus internes et externes.

L’une des clés de l’amélioration est l’expérience utilisateur. L’objectif est de toujours satisfaire le client afin qu’il renouvelle son séjour dans l’une des propriétés. Tout au long du processus, depuis la réservation jusqu’à la fin du séjour, il existe une série de facteurs qui ont un impact direct sur l’expérience et qui constituent une clé fondamentale dans l’évaluation finale du client. Et le processus de check-in est précisément l’un de ces facteurs.

Plus qu’une simple formalité nécessaire, avoir un processus de check-in efficace et sans friction peut grandement améliorer l’expérience client. Un processus 100% à distance, rapide et facile, sera bénéfique pour vos voyageurs et donc pour votre activité.

Si vos PMS idéal ne propose pas cette fonctionnalité, pas d’inquiétude, Swikly propose un service d’état des lieux en ligne grâce à des photos qui serviront de preuves en cas de litige.

Gestion des paiements

Certains PMS s’intègrent parfaitement aux fournisseurs externes de traitement des paiements, ce qui vous offre une flexibilité totale à des tarifs avantageux.

Ils vous permettent de superviser toute l’activité et de gérer les paiements des locations depuis votre tableau de bord. Vous pouvez envoyer des demandes de paiement à tout moment et vous recevrez des notifications lorsqu’un solde a été correctement traité.

Ces outils vous permettent également de générer des rapports de transaction pour suivre le solde de chaque réservation et contrôlez les paiements en retard.

Les sites Web qui acceptent les paiements par carte bancaire reçoivent jusqu’à sept fois plus de réservations que ceux qui ne le font pas. Un outil de traitement des paiements est donc indispensable pour gérer les paiements par carte bancaire de manière sécurisée.

Certains outils vous permettent aussi de programmez les paiements et facturez automatiquement selon vos règles, de gérez les annulations en automatisant les remboursements, et bien d’autres tâches spécifiques qui vous prennent du temps et nécessitent parfois la création d’un poste.

Comptabilité

La comptabilité est l’une des parties les plus difficiles de la gestion d’une entreprise de location saisonnière. Cependant, chaque entreprise de location saisonnière a besoin d’une certaine forme de comptabilité pour fonctionner. Si les principes de base de la comptabilité d’entreprise sont les mêmes pour la plupart des sociétés, les différences comptables peuvent résulter d’une combinaison de facteurs, notamment le type et la taille de l’entreprise ou le nombre de transactions effectuées.

Un logiciel de comptabilité pour les locations saisonnière offre de nombreuses fonctionnalités utiles qui rendent la gestion des finances de votre entreprise plus facile que jamais.

L’historique des paiements vous permet de savoir quels paiements ont déjà été effectués et par quels clients. Cette fonction est utile car elle vous permet de confirmer quels clients ont réservé et payé un séjour dans votre propriété de location saisonnière. Il est essentiel de confirmer si vos clients potentiels ont payé leur séjour. Vous voulez éviter d’inscrire une propriété comme « non vacante » avant d’avoir reçu le paiement, sinon vous risquez de perdre des revenus potentiels.

Certains outils génèrent automatiquement des rapports de pertes et profits pour votre entreprise de location saisonnière afin que vous puissiez observer en un clin d’œil la rentabilité de votre entreprise.

D’autres suivent les revenus générés ainsi que les dépenses effectuées à partir de votre compte. Vous disposez ainsi de rapports précis sur vos revenus au cours de l’année. Vous pouvez utiliser ces informations pour estimer vos impôts et de préparer votre déclaration.

Gestion des revenus

La gestion des revenus est la méthode qui consiste à utiliser des analyses pour examiner la disponibilité et le prix, et prévoir le comportement des clients dans le but de maximiser les revenus.

La gestion des revenus des locations saisonnières est la clé de la maximisation des bénéfices. C’est une stratégie de tarification qui examine l’offre et la demande afin d’optimiser les bénéfices.

Une stratégie de gestion des revenus permet aux gestionnaires de propriétés d’atteindre leurs objectifs. Il est nécessaire de rassembler toutes les données historiques, présentes et futures pour comparer l’occupation et les prix. La compréhension des données historiques et la prévision des performances sont cruciales pour réaliser les revenus potentiels.

La tarification d’une annonce est un sujet complexe. Le tarif d’une annonce doit être sensible à la demande et à ses caractéristiques – qui réserve, comment, quoi et quand réservent-ils ? Si le prix maximum auquel nous pouvons louer un hébergement fluctue selon un certains nombre de paramètres tels que la période, la pression concurrentielle ou le type de votre logement, la tarification doit être intelligente et fluctuer en conséquence.

En bref, la gestion des revenus des locations saisonnières permet de s’assurer qu’une propriété a le bon tarif, sur le bon canal, au bon moment.

Analyse des performances

L’analyse dans le secteur de la location saisonnière commence par trois KPIs essentiels. Ces « Big 3 » sont utilisés pour diagnostiquer la capacité de votre location saisonnière à générer des revenus.

  • Le taux d’occupation est l’indicateur en location saisonnière le plus simple à calculer. Il suffit de diviser le nombre de nuits où la propriété est réservée par le nombre de jours de votre période de réservation. La plupart du temps, on utilise une période mensuelle de 30-31 jours.
  • Le taux journalier moyen est le revenu moyen payé par les clients pendant une période spécifique. Comme le taux d’occupation, il est aussi souvent calculé par mois.
  • Jusqu’à présent, il n’existait pas de variable que les hôtes pouvaient utiliser pour maximiser leurs revenus. C’est là que le RevPar entre en jeu. Elle tient compte à la fois du taux d’occupation et des revenus.

Bien que ces indicateurs sont facile à calculer et à suivre, ils ne présentent pas une vision hollistique de votre activité. Opter pour un PMS qui propose des fonctions d’analyse des performances de votre entreprise pour différentes échelles de temps et selon différentes approches devient essentiel dès lors que vous voulez optimiser votre croissance.

De plus, ces fonctionnalités tiennent compte des prévisions des outils de comptabilité et du comportement de vos outils de gestion des revenus. Ainsi, vous pouvez développer un modèle complexe et le piloter depuis votre tableau de bord des performances.

Gestion de tâches

Un outil de gestion des tâches vous permet de coordonner vos équipes, qu’il s’agisse des agents d’accueil, du personnel de nettoyage, des gestionnaires de propriétés et des administrateurs. Vous pouvez donner aux utilisateurs l’accès à des parties spécifiques de votre PMS en définissant ce que chaque personne peut voir ou faire. Vous pouvez ainsi gérer les responsabilités entre vos employés et avoir une meilleure vue d’ensemble de vos équipes.

Ces outils vous permettent de facilement créer et attribuer des tâches récurrentes et spécifiques aux différents membres de votre équipe. Dès qu’une tâche est terminée, vous en êtes immédiatement informé. Restez maître de votre charge de travail, gardez la trace de qui a fait quoi et quand, et gagnez du temps sur la communication avec vos employés.

Grâce à des listes détaillées de tout ce qui doit être fait sur votre tableau de bord, vous facilitez la procédure de check-in et de check-out en programmant les tâches à effectuer par votre équipe. Voyez quand les clés ont été rendues, quand la propriété a été nettoyée et inspectée et quand elle est prête pour les prochains clients. La rotation des clients est ainsi plus fluide et optimisée.

En bref

Les PMS sont des outils complexes qui proposent un très large panel de fonctionnalités. Afin de choisir le PMS qui correspond à vos besoins, vous devez identifier les tâches qui vous prennent le plus de temps pour chercher un outil qui vous permettrant de les automatiser. Pensez également au développement à long terme de votre activité de location saisonnière pour repérer les fonctionnalités qui vont rapidement devenir indispensable pour gérer votre entreprise et supporter sa croissance.

Octave PAVIET-SALOMON

Octave PAVIET-SALOMON

Responsable Marketing & Communication pour Swikly. Je rédige régulièrement des articles et documents éducatifs ou informatifs pour les professionnels de la location.

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