Plan d’action : Comment protéger votre écosystème de la COVID-19

09/06/2021

Sommaire

Dans le contexte sanitaire actuel, les voyageurs ont exprimé leurs craintes face aux risques de contamination dans le cadre de leurs voyages.

Dans le contexte sanitaire actuel, les voyageurs ont exprimé leurs craintes face aux risques de contamination dans le cadre de leurs voyages. S’il va de soi qu’il vous faut mettre en place un certain nombre de mesures pour sécuriser leur venue et les rassurer, il est aussi essentiel de prendre en compte l’exposition aux risques de contamination de votre écosystème : propriétaires, gestionnaires, équipes de maintenance et de nettoyage, services de conciergerie, etc. 

C’est pourquoi nous vous proposons un plan d’action à adapter selon vos problématiques métier pour préparer au mieux le déconfinement à venir.

Protégez vos voyageurs

Fermez l’accès aux espaces communs

Restreignez ou fermez l’accès aux espaces partagés (spa, piscine intérieur, salle de sport, etc). Cette mesure limitera donc les espaces à désinfecter et favorisera la distanciation physique.

Désinfectez vos propriétés

Entre chaque séjour, désinfectez vos propriétés pour garantir la sécurité des voyageurs suivants. N’hésitez pas à notifier vos guests de vos actions de désinfection par des avis de passage datés. Vous pouvez également utiliser des autocollants pour signaler la désinfection régulière des surfaces. Ces mesures vous permettront de communiquer au mieux votre engagement

Aérez vos logements

Après le départ d’un voyageur, assurez-vous que la propriété soit bien aérée. Nous vous conseillons également d’inciter vos guests à fréquemment aérer le logement durant leur séjour pour minimiser les risques.

Limitez les contacts

Si vous avez pour habitude de favoriser le paiement au comptoir ou la remise des clés en main propre, vous devez vous adapter pour restreindre au maximum les échanges entre vos guests et votre équipe.

De nombreux outils dématérialisés tels que Swikly vous permettent d’assurer un parcours client optimal à distance : Numérisez le parcours de la réservation au départ du voyageur, en passant par l’état des lieux et le dépôt de caution.

Communiquez vos protocoles à vos clients

La situation sanitaire est en changement perpétuel : vous devez garder vos voyageurs informés des mesures en place pour garantir leur sécurité. De plus, une communication claire et régulière vous permet de rassurer vos potentiels locataires. Ainsi, vous augmenterez votre taux d’occupation durant la pandémie.

Enfin, vous pouvez faire une demande pour obtenir la label COVID-FREE à mettre en avant pour rassurer davantage vos voyageurs.

Préparez vos équipes de maintenance

Il est toujours déconseillé de faire intervenir des prestataires de maintenance durant le séjour d’un client. C’est désormais primordial de vous organiser pour éviter que ces prestataires n’entrent en contact avec vos voyageurs. L’application de cette mesure vous permettra ainsi de protéger vos équipes et vos clients.

Assurez-vous du respect de vos processus

Il est essentiel que l’ensemble de votre plan d’action soit aussi bien respecté par vos équipes que par vos voyageurs. Centralisez ces processus et assurez vous qu’ils soient compris par tous. Communiquez clairement et à plusieurs reprises les règles en vigueur à vos clients. Enfin, rendez vous disponible pour répondre à leurs éventuelles questions.

Protégez vous et vos équipes

Limitez les contacts avec vos équipes

Favorisez le télétravail ! Utilisez des plateformes de visioconférence comme Zoom ou Microsoft Teams. Pour les communications quotidiennes, optez pour des services de messagerie professionnels comme Slack. Pour la gestion de vos fichiers, mettez en place des outils basés sur le cloud comme Google Drive ou Microsoft OneDrive.

Enfin, si pour des raisons matériel ou de sécurité il n’est pas possible pour vos équipes d’utiliser leurs ordinateurs professionnels en télétravail, considérez la mise en place de portails à distance pour maintenir le travail à distance.

Gardez vos collaborateurs informés

La situation sanitaire, les règles et les préconisations gouvernementales évoluent très régulièrement. Communiquez en toute transparence avec vos collaborateurs sur l’application de ces mesures. Si vous êtes gestionnaire, gardez les propriétaires informés de la situation et évitez les rencontres physiques.

Mettez le matériel de sécurité à disposition

Masques, visières, gants, gel hydroalcoolique, etc. Assurez vous que l’ensemble de ces équipements est accessible pour vos équipes en quantité suffisante en limitant les contacts.

Si vous êtes gestionnaire, protégez les propriétaires

Evitez les rendez-vous physiques

Privilégiez les visioconférences pour vos rendez-vous d’affaires et vos reportings. N’hésitez pas à insister auprès d’eux si vous décelez certaines réticences : vous êtes amené à être en contact avec de nombreuses personnes malgré vous ; il est nécessaire d’éliminer tous les rendez-vous physiques inutiles.

Utilisez des portails dédiés

Mettez en place un portail d’échange des fichiers nécessaires à la collaboration avec vos propriétaires. Numérisez les rapports, tableaux de données financières et autres documents.

Gardez-les informés

Utilisez un service de messagerie automatique pour les tenir au courant de toutes les informations relatives à la location de leurs propriétés. L’essentiel est de les tenir au courant de tout le nécessaire à distance : calendriers de réservation, opérations de désinfection et de maintenance, etc.

En résumé, pour protéger l’ensemble de votre écosystème de travail, il vous faut mettre en place des protocoles de collaboration à distance, organiser les calendriers d’intervention pour favoriser la distanciation physique et adopter une méthodologie de communication rigoureuse, claire et exhaustive.

Octave PAVIET-SALOMON

Octave PAVIET-SALOMON

Responsable Marketing & Communication pour Swikly. Je rédige régulièrement des articles et documents éducatifs ou informatifs pour les professionnels de la location.

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