Gérer une location courte durée, ce n’est pas uniquement donner les clés aux voyageurs quand ils arrivent, c’est une accumulation de petites tâches que vous connaissez mieux que nous ! Il faut envoyer les informations d’arrivée, se rendre disponible pour remettre les clés, faire signer l’état des lieux, encaisser puis rendre la caution. Si l’on prend ces actions séparément, on peut se dire que ce n’est que 2 minutes de perdues, mais mises bout à bout, elles finissent par occuper une bonne partie de vos journées.
Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous passez réellement sur ces gestes répétitifs et chronophages ? La plupart des gestionnaires n’ont jamais fait le calcul, parce que ce temps est noyé dans celui qu’ils accordent à leur gestion au quotidien.
La bonne nouvelle, c’est qu’aujourd’hui, grâce à de nombreux outils, la majorité de ces tâches peuvent être dématérialisées. Dans cet article, nous allons passer en revue quatre processus que vous pouvez digitaliser dès maintenant dans le but d’offrir une expérience fluide à vos voyageurs tout en allégeant votre charge de travail.
1/ Check-in et check-out sans friction : état des lieux photo et signature électronique
Le check-in est le premier moment où vous rencontrez vos voyageurs, il est prouvé que l’avis se fait sur les premières minutes de votre rencontre. Il est primordial de mettre à l’aise et en confiance les voyageurs qui ont souvent fait des heures de route pour arriver enfin en vacances. Pourtant, de votre côté, il peut vite devenir une contrainte administrative : entre l’état des lieux à remplir sur papier, les photos éparpillées dans votre téléphone et le contrat à faire signer sur place, il devient une prise de tête.
Afin de réduire le temps que vous passez sur ce point, nous vous conseillons d’opter pour des solutions dématérialisées conçues pour répondre à vos besoins. Parmi elles, nous retrouvons la signature électronique et l’état des lieux numérique. Vos documents sont signés à distance, avant l’arrivée des voyageurs. L’état des lieux, lui, se fait en photos horodatées, directement depuis le mobile du voyageur, et vous bénéficiez d’une centralisation de toutes les informations.
Ces solutions vous permettent d’accueillir vos voyageurs sereinement en disposant de plus de temps pour leur donner des informations à forte valeur ajoutée.
2/ Gestion des clés en location courte durée : un accès sécurisé et traçable 24/7
Combien de fois avez-vous réorganisé votre soirée pour un voyageur retardé par un train ou un vol ? La remise des clés est l’un des moments les plus contraignants de votre activité. Vous devez être disponible au bon moment, jongler avec les horaires, sans parler de ne pas vous tromper de clés lors de la remise. C’est aussi l’un des points qui, grâce à l’automatisation, vous permettra d’être plus serein et de gagner du temps.
Comment fonctionne une boîte à clés connectée
Des solutions comme Keycafe proposent des boîtes à clés connectées, qui sont accessibles 24h/24 et 7j/7. Le principe est simple : vos voyageurs récupèrent leur clé grâce à un code unique reçu par SMS ou par email, sans que vous ayez besoin d’être présent sur place.
Le deuxième avantage, c’est que le système vous accompagne au fur et à mesure de votre évolution. Que vous gériez un seul logement ou plusieurs centaines, la capacité s’ajuste à votre parc. De plus, Keycafe se connecte à vos outils existants, votre PMS ou votre channel manager, grâce à une API. Concrètement, le code d’accès peut être envoyé automatiquement à chaque réservation, sans que vous ayez à copier-coller quoi que ce soit.
Un suivi en temps réel de chaque clé
Là où ce type de solution dématérialisée fera la différence dans votre quotidien, c’est du point de vue de la traçabilité. Chaque échange de clé avec vos voyageurs est enregistré. Vous savez en temps réel qui détient quelle clé, avec une notification à chaque retrait et à chaque retour. Cette solution peut être utile notamment pour fluidifier les passages de vos équipes de ménage.
3/ Notifications et remboursements automatisés : une expérience voyageur sans attente
Entre les mails de suivi à envoyer, les voyageurs qui attendent les informations pour préparer un voyage, la communication finit par vous prendre un temps fou. Afin de régler ce problème, nous vous conseillons de mettre en place les notifications automatisées. À chaque étape clé, réservation confirmée, code d’accès envoyé, caution débloquée, votre voyageur est informé en temps réel, sans que vous ayez à vous en préoccuper.
Pour mettre ça en place, il suffit de s’appuyer sur un outil de gestion locative qui déclenche automatiquement les messages à chaque étape du séjour. Cet outil se connecte à vos autres solutions afin que tout le parcours soit fluide et sans intervention manuelle. De votre côté, vous recevez beaucoup moins de sollicitations à traiter car un client bien informé est un client qui ne vous relancera pas.
4/ De la caution papier à la caution en ligne : sécuriser dès la réservation
Aujourd’hui encore, la caution reste le processus le plus artisanal de votre activité. Chèque à conserver, empreinte bancaire prise à la main, sommes à encaisser puis à rembourser. C’est aussi l’un des sujets les plus sensibles qui peut générer des litiges ou de la crispation avec vos voyageurs.
L'empreinte bancaire, comment ça marche ?
Avec Swikly, le principe est simple, autant pour vous que pour vos voyageurs. Dès la réservation, le voyageur dépose en quelques clics une empreinte bancaire en ligne. Pour lui, pas de somme bloquée sur son compte qui impacterait son plafond bancaire durant ses vacances et aucune surprise à l’arrivée après des heures de voiture.
Ce que la caution digitale change pour le gestionnaire
En tant que propriétaire, vous avez la garantie que votre bien est sécurisé avant même l’arrivée des locataires. Vous n’avez plus de chèque à conserver, plus d’encaissement ni de remboursement à gérer à la main. À la fin du séjour, s’il n’y a pas d’incident, la caution se libère automatiquement et le voyageur est prévenu, sans que vous ayez à intervenir. Et en cas de dégradation, vous êtes couvert et les équipes de Swikly géreront la procédure de litige.
Résultat, là où une caution papier vous prenait de longues minutes, Swikly vous fait gagner en moyenne 5 à 8 minutes par dossier. Prenons l’exemple d’un samedi du mois de juillet avec 50 arrivées à gérer, ce sont plus de 4 heures que vous ne passez plus à gérer des chèques et des empreintes.
Conclusion : Digitaliser ses processus, le vrai levier de sérénité
Digitaliser ses processus n’est pas réservé aux grandes conciergeries, c’est à la portée de chaque gestionnaire qui décide d’y consacrer un peu de temps et de méthode. C’est ce qui vous permettra d’offrir un séjour sans friction à vos voyageurs, tout en soufflant enfin côté opérationnel. Chaque tâche que vous automatisez, c’est du temps que vous récupérez pour vous concentrer sur la qualité de vos logements et la relation avec vos clients.
Prenez rendez-vous en 30 minutes avec notre équipe experte de la location courte durée. Ensemble, vous mettez en place une solution de caution en ligne adaptée à votre activité. C’est gratuit, sans engagement, et ça pourrait bien libérer vos week-ends !
