Gestionar un alquiler de corta duración no se trata solo de entregar las llaves a los huéspedes cuando llegan, es una acumulación de pequeñas tareas que usted conoce mejor que nosotros. Es necesario enviar la información de llegada, estar disponible para entregar las llaves, hacer firmar el inventario, cobrar y luego devolver la fianza. Si tomamos estas acciones por separado, podemos decir que solo son 2 minutos perdidos, pero juntas, terminan ocupando una buena parte de sus días.
¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo dedicas realmente a estos gestos repetitivos y que consumen tiempo? La mayoría de los gerentes nunca han hecho el cálculo, porque este tiempo se diluye en el que dedican a su gestión diaria.
La buena noticia es que hoy en día, gracias a numerosas herramientas, la mayoría de estas tareas pueden desmaterializarse. En este artículo, revisaremos cuatro procesos que puedes digitalizar de inmediato con el objetivo de ofrecer una experiencia fluida a tus viajeros y, al mismo tiempo, aligerar tu carga de trabajo.
1/ Check-in y check-out sin inconvenientes: inventario fotográfico y firma electrónica
El check-in es el primer momento en que conoce a sus viajeros, está demostrado que la opinión se forma en los primeros minutos de su encuentro. Es primordial hacer que los viajeros se sientan cómodos y confiados, ya que a menudo han recorrido horas para llegar finalmente a sus vacaciones. Sin embargo, por su parte, puede convertirse rápidamente en una molestia administrativa: entre el inventario a rellenar en papel, las fotos desperdigadas en su teléfono y el contrato a firmar in situ, se convierte en un dolor de cabeza.
Con el fin de reducir el tiempo que dedica a este punto, le recomendamos optar por soluciones digitales diseñadas para satisfacer sus necesidades. Entre ellas se incluyen la firma electrónica y el inventario digital. Sus documentos se firman a distancia, antes de la llegada de los viajeros. El inventario se realiza mediante fotos con marca de tiempo, directamente desde el móvil del viajero, y usted se beneficia de una centralización de toda la información.
Estas soluciones le permiten recibir a sus viajeros con tranquilidad al tener más tiempo para darles información de alto valor.
2/ Gestión de llaves en alquiler de corta duración: acceso seguro y rastreable 24/7
¿Cuántas veces has reorganizado tu noche para un viajero retrasado por un tren o un vuelo? La entrega de llaves es uno de los momentos más estresantes de tu negocio. Debes estar disponible en el momento adecuado, hacer malabares con los horarios, sin mencionar el riesgo de equivocarte de llaves al entregarlas. También es uno de los puntos que, gracias a la automatización, te permitirá estar más tranquilo y ahorrar tiempo.
¿Cómo funciona un buzón de llaves inteligente?
Soluciones como Keycafe proponen cajas de llaves conectadas, accesibles 24/7. El principio es simple: tus viajeros recuperan su llave gracias a un código único recibido por SMS o correo electrónico, sin que tengas que estar presente en el lugar.
El segundo beneficio es que el sistema lo acompaña a medida que evoluciona. Ya sea que administre una sola propiedad o varios cientos, la capacidad se ajusta a su inventario. Además, Keycafe se conecta a sus herramientas existentes, su PMS o su channel manager, gracias a una API. En concreto, el código de acceso se puede enviar automáticamente con cada reserva, sin que tenga que copiar y pegar nada.
Un seguimiento en tiempo real de cada clave
Donde este tipo de solución digital hará la diferencia en tu día a día es desde el punto de vista de la trazabilidad. Cada intercambio de llaves con tus viajeros queda registrado. Sabes en tiempo real quién tiene qué llave, con una notificación en cada retirada y en cada devolución. Esta solución puede ser útil, en particular, para agilizar los pases de tus equipos de limpieza.
3/ Notificaciones y reembolsos automatizados: una experiencia de viajero sin esperas
Entre los correos electrónicos de seguimiento que hay que enviar y los viajeros que esperan información para preparar un viaje, la comunicación acaba robándote muchísimo tiempo. Para solucionar este problema, te aconsejamos implementar notificaciones automatizadas. En cada etapa clave, reserva confirmada, código de acceso enviado, fianza desbloqueada, tu viajero informado en tiempo real, sin que tengas que preocuparte.
Para poner esto en marcha, solo necesita apoyarse en una herramienta de gestión de alquileres que active automáticamente los mensajes en cada etapa de la estancia. Esta herramienta se conecta a sus otras soluciones para que todo el recorrido sea fluido y sin intervención manual. Por su parte, recibirá muchas menos consultas que atender, ya que un cliente bien informado es un cliente que no le contactará de nuevo.
4/ De la garantía en papel a la garantía en línea: seguridad desde la reserva
Aún hoy, la fianza sigue siendo el proceso más artesanal de tu negocio. Cheque para guardar, huella bancaria tomada a mano, sumas a cobrar y luego a reembolsar. Es también uno de los temas más sensibles que puede generar litigios o tensión con tus viajeros.
¿Cómo funciona la huella bancaria?
Con Swikly, el principio es simple, tanto para usted como para sus viajeros. Desde la reserva, el viajero deposita en unos pocos clics una huella bancaria en líneaPara él, no hay suma bloqueada en su cuenta que afecte su límite bancario durante sus vacaciones ni sorpresas al llegar después de horas de viaje.
Lo que la garantía digital cambia para el gestor
Como propietario, tienes la garantía de que tu propiedad está segura incluso antes de que lleguen los inquilinos. Ya no tendrás que guardar cheques, ni gestionar cobros o reembolsos manualmente. Al final de la estancia, si no hay incidentes, la fianza se libera automáticamente y se notifica al viajero, sin que tengas que intervenir. Y en caso de daños, estás cubierto y los equipos de Swikly gestionarán el procedimiento de litigio.
Resultado, mientras que una fianza en papel te llevaba largos minutos, Swikly te hace ganar en promedio de 5 a 8 minutos por expediente. Tomemos como ejemplo un sábado de julio con 50 llegadas que gestionar, son más de 4 horas que ya no dedicas a gestionar cheques y huellas.
Conclusión: Digitalizar tus procesos, el verdadero motor de la serenidad.
Digitalizar tus procesos no es solo para grandes conserjerías, está al alcance de cada gestor que decida dedicarle un poco de tiempo y método. Esto te permitirá ofrecer una estancia sin contratiempos a tus viajeros, al mismo tiempo que te desahogas operativamente. Cada tarea que automatizas es tiempo que recuperas para centrarte en la calidad de tus alojamientos y la relación con tus clientes.
Pedir cita en 30 minutos con nuestro equipo experto en alquileres de corta duración. Juntos, establecen una solución de garantía en línea adaptada a su actividad. Es gratuito, sin compromiso y podría liberar sus fines de semana.
